Kerja hybrid memang menawarkan kebebasan lebih bagi karyawan, tapi jangan salah—kebebasan ini juga membawa tantangan besar bagi perusahaan. Kini, pengelolaan kehadiran dan ruang kantor tidak bisa lagi dilakukan secara konvensional. Menurut McKinsey Global Institute, pekerja hanya hadir di kantor 3,5 hari per minggu, sekitar 30% lebih rendah dibandingkan sebelum pandemi. Ini artinya, banyak ruang kerja yang tidak dimanfaatkan secara maksimal.
Di sinilah peran penting Seat Management System. Tanpa sistem ini, perusahaan akan kesulitan memantau siapa duduk di mana, kapan, dan bagaimana memaksimalkan ruang yang tersedia. OFIS hadir sebagai solusi yang tidak hanya menjawab tantangan tersebut, tetapi juga membuka peluang baru untuk efisiensi dan produktivitas.
Apa Itu Seat Management System?
Seat Management System adalah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola pemesanan dan penggunaan meja kerja secara fleksibel, terutama dalam lingkungan kerja yang menganut sistem hybrid. Sistem ini membantu karyawan untuk melakukan reservasi meja kerja sesuai jadwal kehadiran mereka, sehingga tidak perlu memiliki tempat duduk tetap.
Dengan konsep seperti meeting room booking, sistem ini sangat relevan bagi perusahan yang menerapkan kebijakan hot desking atau mobile office. Karyawan cukup memesan meja melalui aplikasi atau portal web , dan perusahaan dapat memantau kapasistas ruang kerja dengan lebih akurat.
Mengapa Perusahaan Hybrid Wajib Punya Seat Management?
Perubahan pola kerja pasca pandemi menuntut perusahaan untuk lebih fleksibel dalam mengelola sumber daya kantor. Dengan tidak tetapnya kehadiran karyawan, pengaturan ruang kerja harus lebih efisien agar tidak terjadi pemborosan ruang.
Seat Management System memberikan visibilitas dan kendali atas penggunaan ruang kerja. Perusahaan dapat mengetahui meja mana yang digunakan, oleh siapa, dan kapan. Ini membantu dalam perencanaan ruang jangka panjang sekaligus meningkatkan kepuasan karyawan karena mereka memilih ruang kerja yang sesuai kebutuhan.
Kapan Waktu Terbaik Menerapkan Seat Management?
Seat Management System sangat dibutuhkan ketika perusahaan mulai menerapkan sistem kerja hybrid, rotasi kehadiran, atau bekerja tanpa tempat duduk tetap. Ketika meja kerja menjadi aset yang harus dibagi secara adil dan efisien, seat management menjadi kunci agar penggunaan ruang tetap optimal.
Sistem ini juga bermanafaat saat perusahaan ingin menerapkan kebijakan yang berbasis data. Dengan dashboard dan pelaporan otomatis, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik mengenai tata letak kantor, alokasi ruang, dan bahkan biaya operasional.
Baca Juga: 5 Keunggulan Attendance System untuk Bisnis: Kelola Presensi Karyawan Lebih Akurat!
Solusi Lengkap Seat Management System dari OFIS
OFIS hadir sebagai platform komprehensif yang menyediakan Seat Management System untuk mendukung sistem kerja modern. Dirancang secara modular dan fleksibel, sistem ini tidak hanya membantu pemesanan meja kerja secara efisien, tetapi juga terintegrasi dengan berbagai modul lain seperti absensi, kontrol akses, hingga fasilitas meja. Dengan pendekatan menyeluruh ini, OFIS membantu perusahaan menerapkan sistem kerja hybrid tanpa mengorbankan efisiensi ruang, kenyamanan pengguna, dan produktivitas tim.
Komponen Utama
OFIS menyediakan berbagai fitur inti seperti interface booking berbasis web dan mobile, denah kantor interaktif, QR check-in di setiap meja, hingga integrasi kalender dan sistem kehadiran. Admin juga mendapatkan dashboard khusus untuk memantau statistik pemakaian dan pengelolaan area kantor.
Keunggulan Saat Management System dari OFIS
Selain komponen utama, OFIS juga memiliki keunggulan yang menjadikannya solusi lengkap, yaitu fleksibilitas, kemudahan pengaturan, dan integrasi penuh dengan modul lainnya. Booking dapat diatur harian, mingguan, atau bulanan dengan batasan sesuai departemen atau kebijakan kantor. Notifikasi otomatis dan pengingat juga meningkatkan kepatuhan karyawan terhadap sistem.
Integrasi dengan Modul OFIS Lainnya
Seat Management dari OFIS terhubung langsung dengan Attendance System, Access Control, automasi fasilitas meja, layanan pantry, bahkan sistem parkir. Semuanya mendukung operasional kantor yang seamless dan sepenuhnya digital. Satu reservasi meja dapat otomatis memesan slot parkir dan layanan makanan sesuai lokasi duduk.
Tingkatkan Produktivitas Kantor Anda dengan Solusi dari OFIS di BPT
Mengelola ruang kerja modern membutuhkan sistem yang adaptif, efisien, dan berbasis data. Seat management system menyederhanakan proses reservasi meja, meningkatkan efisiensi penggunaan ruang, serta mengintegrasikan data kehadiran dan fasilitas kantor secara real-time. OFIS hadir sebagai solusi seat management yang tidak hanya membantu pemesanan tempat duduk, tetapi juga mengintegrasikan seluruh aktivitas kantor ke dalam satu platform yang mudah digunakan.
Blue Power Technology (BPT), bagian dari CTI Group, menghadirkan OFIS untuk mewujudkan lingkungan kerja yang produktif dan terkelola dengan baik. Perusahaan Anda ingin melangkah menuju sistem kerja yang lebih efisien, fleksibel, dan siap menghadapi tantangan di era digital? Hubungi kami melalui link berikut untuk mendapat dukungan teknologi terintegrasi dari OFIS.
Author: Moyna Farla Tsabitah
CTI Group Content Writer Intern