Apakah Anda pernah mendengar istilah Visitor Management System (VMS)? Bagi sebagian orang, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah tersebut. Pasalnya, di era Internet of Things (IoT) hadir beragam teknologi canggih yang memudahkan pekerjaan manusia, salah satunya VMS.
Visitor Management System secara sederhana adalah alat untuk mendata dan mengorganisir pengunjung yang datang dan pergi di suatu tempat. Dibantu dengan kemudahan akses internet, perusahaan tidak perlu lagi kesulitan menelusuri daftar tamu atau menghitung statistik pengunjung secara manual.
Ada banyak fakta menarik tentang Visitor Management System yang perlu Anda ketahui. Yuk, simak penjelasannya di artikel berikut.
Apa itu Visitor Management System?

Visitor Management System (VMS) adalah software yang berfungsi untuk menelusuri dan mengelola data pengunjung. Solusi ini biasanya diterapkan di perkantoran, perhotelan, kampus, atau fasilitas publik. VMS bisa menjadi sistem yang efektif untuk menggantikan sistem buku tamu manual menjadi digital.
Dibandingkan dengan buku tamu konvensional, sistem VMS lebih praktis dan efisien dengan fitur-fitur yang memungkinkan pengunjung cukup melakukan check-in tanpa harus mengantri untuk mendapatkan akses masuk. Salah satu bentuk VMS adalah pengisian data diri yang Anda lakukan setelah melakukan scan QR Code saat berkunjung ke suatu tempat.
Mengapa Harus Menggunakan Visitor Management System?
Sesuai dengan definisinya, Visitor Management System memberikan kemudahan bagi pelaku bisnis untuk menjalankan operasional bisnisnya. Solusi ini menawarkan efisiensi dan efektivitas kerja sehingga Anda tidak perlu kesusahan menghadapi dan mengatur pengunjung atau tamu.
Selain itu, di era digital yang serba instan dan cepat, semua orang lebih memilih melakukan sesuatu dengan praktis dan mudah. Kehadiran Visitor Management System adalah solusi tepat khususnya bagi perusahaan yang bergerak di industri manufaktur hingga hospitality.
Kedua industri tersebut merupakan contoh sektor yang banyak interaksi antara perusahaan dengan pihak eksternal, termasuk tamu atau pengunjung. Manajemen tamu yang efektif dibutuhkan untuk menjaga keamanan, meningkatkan efisiensi, dan menciptakan pengalaman positif bagi semua pihak yang terlibat.
4 Manfaat Visitor Management System

Untuk pemahaman lebih lanjut, berikut empat manfaat penerapan Visitor Management System di perusahaan Anda.
Tingkatkan Keamanan dan Kepatuhan
Kurangi risiko akses masuk yang tidak sah dengan penerapan sistem identifikasi tamu seperti pemberian identitas atau kartu akses, sambil memastikan kepatuhan terhadap standar keamanan perusahaan.
Tingkatkan Efisiensi Bisnis
Optimalkan penggunaan sumber daya perusahaan dan tingkatkan efisiensi operasional dengan menerapkan sistem pendaftaran elektronik yang canggih untuk percepat proses pendataan pengunjung.
Pengalaman Tamu Lebih Baik
Ciptakan pengalaman positif bagi pengunjung dengan mengurangi waktu tunggu dan pelayanan yang terkoordinasi untuk meningkatkan citra perusahaan.
Manajemen Data Efektif
Kelola data dan analisis kunjungan tamu untuk mendapatkan gambaran pola kunjungan atau preferensi pengunjung. Hal ini dapat digunakan untuk perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis.
Sudah saatnya pelaku bisnis mulai mengadopsi solusi Visitor Management System yang terintegrasi untuk mengoptimalkan operasional bisnis. Untuk memudahkan monitoring pengunjung, perusahaan Anda dapat menggunakan solusi OFIS (One Future of Interconnected workspace for Smart wordkforce) dari Blue Power Technology.
OFIS adalah solusi smart office yang memberikan pelayanan end-to-end untuk membangun lingkungan kerja yang cerdas dan digitalized bagi perusahaan dan pengelola gedung perkantoran di Indonesia.
Solusi Visitor Management System dari OFIS menawarkan beragam fasilitas pendukung, mulai dari menerapkan sistem pendaftaran untuk akses dan lacak kedatangan pengunjung, penggunaan kartu atau sistem pengenalan wajah, notifikasi otomatis, terintegrasi dengan Smart Meeting Room, hingga dashboardpelacakan pengunjung setiap hari secara real-time.
Baca Juga: Mengenal Smart Office, Kantor Cerdas dengan Teknologi IoT
Implementasikan Visitor Management System Bersama OFIS
OFIS dari Blue Power Technology (BPT) hadir untuk membantu bisnis Anda mendapatkan manfaat Visitor Management System secara optimal.
BPT akan membantu Anda menghindari trial and error mulai dari tahap konsultasi, deployment, maintenance, hingga dukungan after sales. Didukung tim IT professional berpengalaman dan tersertifikasi, BPT siap membantu Anda melewati semua proses adopsi solusi Visitor Management System OFIS.
Tertarik dengan solusi VMS OFIS dari BPT? Segera hubungi kami di sini.