Secara sederhana, smart office merupakan kolaborasi teknologi cerdas dan Internet of Things (IoT) yang diimplementasikan pada sebuah lingkungan kerja. Penerapan smart office membantu karyawan bekerja lebih cerdas, lebih baik, dan lebih cepat.
Selain itu, teknologi yang terdapat dalam smart office juga membantu bisnis menjaga efisiensi pengeluaran serta keamanan aset. Teknologi yang disematkan pada smart office ini biasanya mencakup rangkaian teknologi tenant gedung, keamanan, front desk, ruang meeting, dan teknologi lainnya.
Lantas, bagaimana penerapan smart office dapat membantu salah satu perusahaan transportasi di Jakarta untuk mendorong kinerja perusahaan? Lengkapnya, simak artikel berikut.
Contoh Sukses Penerapan Smart Office pada Salah Satu Perusahaan Transportasi Publik di Jakarta
Pada tahun 2021, salah satu kantor pusat perusahaan transportasi publik menyewa dua lantai Gedung Wisma Nusantara, Jakarta dan melakukan re-layout desain ruang kantor. Konsep yang diusungkan adalah Urban Scandinavian Workspace yang bertema clean and open space.
Implementasi smart office di perusahaan transportasi publik tersebut terbagi atas tiga pengunjung kantor yaitu, tamu yang tak diundang, tamu yang diundang, dan karyawannya.
Berdasarkan tiga pengunjung area kantor tersebut, perusahaan transportasi publik memiliki empat area lokasi yang terintegrasi yaitu, outside → office lobby → working space and meeting room. Sedangkan,ruang kerja terbagi atas dua fungsi co-working space yaitu, sharing area dan dedicated space.
Dengan data terintegrasi, sistem memberikan informasi yang jelas dan tepat. Perusahaan transportasi publik dapat memetakan seluruh kantor dengan menggunakan single dashboard. Perusahaan transportasi publik mendapat informasi seperti, persentase meeting room favorit, persentase booking meeting, persentase tamu, locker access log, permintaan cleaning service atau office boy, dan jadwal meeting.
Penerapan konsep area smart office di perusahaan transportasi publik yang fleksibel dan terintergrasi terwujud dengan menggunakan sistem One Future of Interconnected workspace for Smart workforce (OFIS).
Perbandingan Sebelum dan Sesudah Implementasi OFIS pada Perusahaan Transportasi Publik di Jakarta
| OFIS | SESUDAH | SEBELUM |
|---|---|---|
| outside | ||
| Access Control System | Pengunjung datang mengakses kantor secara bebas. | Access control system berbasis pengenalan wajah mengenali pengunjung kantor baik tamu atau karyawan. |
| Tidak ada sistem yang mendeteksi masker wajah dan suhu. | Sistem mewajibkan memakai masker dan mendeteksi suhu normal (dibawah suhu yang ditentukan). | |
| Visitor Management System | Tamu mendapat kartu tamu. | Tamu mendapat akses ke area kantor untuk satu hari kunjungan. |
| Resepsionis menghubungi PIC tamu yang ditemui. | Sistem secara otomatis melakukan mailing PIC bahwa tamu telah datang. | |
| Perlu analisis lebih untuk data kunjungan tamu. | Data tersimpan di dalam cloud dan aplikasi yang memudahkan untuk analisis data. | |
| Self-Registration Kiosk | Tamu mengisi buku tamu secara manual di meja resepsionis. | Tamu mengisi daftar pengunjung di kiosk. |
| Office Lobby | ||
| Access Control System | Pengunjung datang mengakses kantor secara bebas. | Di lobby, access control system berbasis pengenalan wajah memfilter hanya karyawan yang dapat mengakses working space. |
| Information Display | Tidak ada informasi kantor. | Menampilkan informasi bisnis kantor secara digital. |
| Meeting Room | ||
| Booking System | Karyawan melakukan booking meeting room menggunakan sticky note yang ditempelkan di depan meeting room. | Karyawan melakukan booking meeting menggunakan aplikasi OFIS. |
| Tidak ada data dan jadwal meeting. | Terdapat informasi jadwal meeting yang terdata dengan baik. | |
| Room and Facility Automation | Tidak ada kontrol otomatisasi. | Otomatisasi lampu dan door lock berdasar kan jadwal meeting dan aplikasi. |
| Kunci pintu menggunakan kunci mekanik. | Akses pintu menggunakan QR Code melalui Outlook setiap karyawan. | |
| Working Space | ||
| Cleaning Service & Pantry | Tidak ada informasi pesanan makanan & minuman dan pembersihan ruang meeting. | Terdapat informasi pesanan makanan & minuman saat sedang meeting dan permintaan pembersihan ruang meeting. |
| Smart Locker | Buka locker menggunakan kunci manual. | Buka locker menggunakan aplikasi dan pengenalan wajah. |
Tabel Sesudah dan Sebelum Penerapan Smart Office OFIS
Baca Juga:Mengenal Smart Office, Kantor Cerdas dengan Teknologi IoT
Saatnya Ubah Workflow Konvensional Anda Menjadi Smart Office Bersama OFIS
Blue Power Technology (BPT), salah satu distributor IT di Indonesia, meluncurkan One Future of Interconnected workspace for Smart workforce (OFIS), solusi smart office yang memberikan pelayanan end-to-end untuk membangun lingkungan kerja, pengelola gedung yang cerdas dan digitalized di Indonesia.
Solusi OFIS menawarkan beragam fasilitas pendukung yang terintegasi, mencakup ruang kerja modern, tingkat keamanan dan kenyamanan yang telah dilengkapi dengan teknologi Internet of Things (IoT) serta ekosistem kerja hemat energi. OFIS juga memberikan layanan desain ruangan kerja estetis yang dilengkapi dengan perlengkapan teknologi mutakhir untuk tingkatkan produktivitas bekerja.
BPT akan membantu Anda menghindari trial and error mulai dari tahap konsultasi, deployment, maintenance, hingga dukungan after sales. Didukung tim profesional IT berpengalaman dan tersertifikasi, BPT akan membantu Anda melewati semua proses adopsi solusi OFIS.
Tertarik dengan solusi One Future of Interconnected workspace for Smart workforce (OFIS) dari BPT? Segera hubungi marketing@bluepowertechnology.com.
