Workplace reservation system tak dipungkiri telah membantu perusahaan, termasuk industri perbankan dalam mengoptimalkan penggunaan ruang kerja di era post-pandemi. Penggunaan sistem ini sejalan dengan tren kerja hybrid yang menuntut fleksibilitas dalam bekerja.
Riset terbaru CBRE menunjukkan bahwa salah satu faktor terpenting yang diinginkan karyawan di tempat kerja yakni fleksibilitas. Ruang kerja cubicle saat ini dianggap sudah tidak mampu mengakomodir kolaborasi antar tim.
Dalam artikel ini, BPT akan membahas lebih mendalam tentang fakta penting penggunaan workplace reservation system untuk meningkatkan produktivitas tim dan efisiensi perusahaan.
Pentingnya Efisiensi Operasional dalam Industri Perbankan
Efisiensi operasional menjadi salah satu faktor penting untuk perusahaan, tak terkecuali industri perbankan. Efisiensi perbankan menjadi salah satu indikator penting untuk mengukur seluruh kinerja dan aktivitas perbankan.
Padahal, untuk mencapai keunggulan kompetitif pihak manajemen perbankan dituntut untuk memberikan layanan optimal bagi nasabah. Kegagalan perbankan untuk mengefisienkan operasional berpotensi merugikan bisnis dan penurunan kemampuan bersaing dengan kompetitor.
Ada beberapa faktor yang memengaruhi efisiensi operasional perbankan, termasuk faktor ukuran bank, modal bank, risiko kredit, struktur kepemilikan bank, hingga kemampuan untuk menghasilkan laba. Perbankan yang semakin besar dengan kantor cabang di banyak lokasi tentu memerlukan biaya operasional yang tidak sedikit.
Untuk itu dibutuhkan solusi demi mengoptimalkan biaya operasional perbankan, terutama yang berkaitan dengan penggunaan area kerja, seperti ruang rapat, meja kerja karyawan, hingga ruang kolaborasi tim antar divisi. Workplace reservation system dapat menjadi solusi untuk membantu efisiensi penggunaan area kerja di industri perbankan.
Peran Workplace Reservation System dalam Tingkatkan Efisiensi

Workplace reservation system merupakan solusi yang memungkinkan karyawan bank menjadwalkan penggunaan meja kerja, ruang meeting, ruang conference, bantuan office boy, atau layanan lain yang dipesan. Sebelum menggunakan solusi workplace reservation system, pastikan suatu perbankan mendapatkan semua fitur dan manfaat yang dibutuhkan karyawan.
Bukan hanya untuk meningkatkan efisiensi operasional perbankan, workplace reservation system juga memastikan karyawan mendapatkan tempat untuk bekerja dan berkolaborasi. Sistem ini juga dapat menjadi solusi yang memudahkan karyawan untuk memesan ruangan secara remote melalui aplikasi mobile.
Tak sampai di situ, pastikan sistem pemesanan ruang kerja dilengkapi dengan fitur pemberitahuan dan peringatan otomatis sehingga dapat memudahkan saat ada permintaan cek-in atau perubahan jadwal booking. Bagi pihak manajemen perbankan, penggunaan workplace reservation system juga memudahkan untuk mendapatkan data analitik dan pelaporan penggunaan ruangan. Dengan begitu, pihak manajemen mengetahui ruang mana yang paling banyak dipesan dan kapan harus menambah ruang meeting jika kebutuhan tak mencukupi sementara permintaan terus bertambah.
Manfaat Workplace Reservation System dalam Industri Perbankan

Menggunakan workplace reservation system dapat memberikan banyak manfaat bagi karyawan dan ROI perbankan. Salah satu manfaatnya yakni mengefektifkan penjadwalan penggunaan ruangan. Selain itu, berikut beberapa manfaat workplace reservation system lainnya.
Efisiensi Penggunaan Ruangan
Karyawan dapat mengecek ketersediaan ruangan secara real-time dan memesan tempat kerja sesuai kebutuhan. Hal ini dapat mengurangi risiko ruangan tidak terpakai dan mengoptimalkan penggunaan fasilitas perusahaan.
Tingkatkan Produktivitas
Rencanakan jadwal kerja dan meeting tim dengan lebih baik untuk memastikan ketersediaan tempat. Dengan begitu, karyawan dapat fokus pada tugas utama tanpa harus repot mencari ruangan yang tersedia atau mengalami gangguan selama bekerja.
Kolaborasi dan Komunikasi Lebih Baik
Fleksibilitas workplace reservation system memungkinkan karyawan untuk bekerja di area mana pun mereka mau, termasuk bersama tim lain. Hal ini bukan hanya bisa meningkatkan kolaborasi, tetapi juga komunikasi antar anggota tim dari divisi yang berbeda.
Analisis Data
Kumpulkan data penggunaan ruangan, termasuk frekuensi penggunaan, jenis ruangan yang paling banyak dipakai, dan preferensi karyawan. Informasi ini dapat membantu manajemen dalam merencanakan ruangan yang lebih baik dan membuat keputusan strategis bisnis.
Tantangan dan Solusi Adopsi Workplace Reservation System
Meskipun penggunaan workplace reservation system dapat memudahkan manajemen dan karyawan, bukan berarti solusi ini luput dari tantangan. Berikut tantangan yang berpotensi mengemuka di tengah implementasi workplace reservation system.
Perubahan Perilaku
Implementasi sistem baru tentu mengharuskan adanya perubahan perilaku karyawan. Untuk mengatasi hal ini, dibutuhkan komunikasi yang efektif dan pelatihan yang memadai demi memastikan sistem baru dapat diimplementasikan dan digunakan dengan baik.
Integrasi dengan Sistem Lain
Melakukan integrasi workplace reservation system dengan sistem lain yang selama ini digunakan oleh perbankan tentu bukan hal mudah. Dibutuhkan kerja sama antara tim IT dan pihak manajemen untuk memastikan integrasi sistem berjalan mulus tanpa hambatan.
Baca Juga: Berikut Tips Memilih Smart Office Provider dan Alasannya
Langkah-langkah Implementasi Workplace Reservation System
Untuk memastikan perbankan dapat mengimplementasikan workplace reservation system tanpa kendala, berikut beberapa langkah-langkah yang harus diperhatikan.
1. Ketersediaan Infrastruktur IT
Pastikan perbankan telah menyediakan infrastruktur IT yang diperlukan, mulai dari hardware, software, dan jaringan yang andal. Pastikan juga platform workplace reservation terintegrasi dengan sistem lain yang selama ini digunakan oleh bank
2. Pelatihan dan Kesadaran Karyawan
Perkenalkan sistem baru kepada karyawan dengan memberikan training untuk memastikan sistem akan digunakan secara optimal. Pastikan karyawan telah memahami manfaat dan fitur-fitur pendukung yang dapat memudahkan proses penggunaan ruangan dan fasilitas kantor lainnya.
3. Pengaturan Kebijakan Reservasi
Tetapkan kebijakan dan pedoman yang jelas mengenai reservasi ruang meeting dan penggunaan meja kerja, termasuk batas waktu pemesanan, durasi penggunaan, dan skema pembatalan reservasi. Hal ini penting untuk memastikan penggunaan ruangan secara adil dan merata oleh semua karyawan.

Nah untuk itu, OFIS hadir demi memastikan industri perbankan mengimplementasikan workplace reservation systemsecara optimal. OFIS memastikan industri perbankan mencapai efisiensi operasional tanpa mengorbankan produktivitas karyawan. Apa saja fitur unggulan OFIS? Berikut penjabaran lengkapnya
Room and Desk Booking System
Sistem pemesanan ruangan berbasis QR code untuk memudahkan karyawan.
Batalkan Penggunaan Ruangan
Pembuatan dan perpanjangan penggunaan ruangan untuk meeting dengan persetujuan.
Terintegrasi dengan Seluruh Modul OFIS
Sistem dapat saling terintegrasi antara satu modul OFIS dengan lainnya, seperti modul cleaning service & pantry, front office, hingga wayfinding system.
Terintegrasi dengan Sistem Kalender
Pastikan tim internal dan eksternal tidak melewatkan meeting penting, karena OFIS telah terintegrasi dengan sistem Google Calendar dan Outlook.
Digital Signage
Manfaatkan digital signage sebagai perangkat informasi dan akses di setiap ruang meeting.
Tidak Ada Batasan Ruang Meeting dan Meja Kerja
Semua karyawan dapat reserve ruang meeting dan meja kerja tanpa ada batasan maksimal penggunaan, selama masih tersedia untuk digunakan.
Implementasikan Workplace Reservation System di Kantor Anda Bersama OFIS
Setelah mengetahui serangkaian fakta mengenai workplace reservation system, kini saatnya perusahaan perbankan Anda menjadi bagian dalam menciptakan efisiensi dan mengoptimalkan produktivitas tim dengan fitur pintar dari OFIS. Saatnya implementasikan workplace reservation system di kantor Anda bersama OFIS dari Blue Power Technology (BPT).
BPT sebagai IT expert partner, dengan OFIS sebagai solusi smart office yang dilengkapi berbagai fasilitas pendukung, termasuk ruang kerja modern, tingkat keamanan dan kenyamanan berbasis IoT, ekosistem kerja hemat energi akan menjamin bisnis Anda menciptakan workspace yang menyenangkan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai implementasi OFIS di perusahaan Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami di sini.
Penulis: Ervina Anggraini – Content Writer CTI Group